公文管理

主畫面>Manage >公文管理

可新增相關公文、簽呈(費用申請)和聯落單

1. 我的簽核

此選項顯示具有您可以簽核的步驟所有交易。

選擇需要簽核的單據。您可以使用“選擇全部”按鈕來勾選“選取”列中的所有單據。

批次簽呈:在公文管理>我的簽核，可批次簽核草案簽呈的單據

選取需要簽核的單據打勾，或點擊選擇全部後，點擊簽核結論，出現填入意見的視窗

，可輸入ok>確定

輸入完成後，點擊簽核

出現詢問視窗，是否要簽核>確定

簽核完畢後，介面會無資料，表示沒有需要簽核的單據

此時單據會在公文管理>簽呈管理>進行中簽呈

2. 聯絡單管理

此畫面可搜尋聯絡單及新增聯絡單

2.1. 新增聯絡單

點擊"新增聯絡單"、建立新的聯絡單

填入主旨，亦可連結相關單據，選擇放大鏡>儲存

2.2. 編輯聯絡單

新增的聯絡單會在草案聯絡單，點擊單號進入編輯畫面

內容

可查看內容和相關檔案等資訊

編輯

此畫面可以做編輯動作

選擇聯絡人，完成後按儲存

以新增使用者為例>搜尋>選取使用者>提交

完成後簽核至進行中

點擊簽核

處理結論>Active，意見>OK，點擊審核確認

簽核成功

完成畫面如下:

簽核流程

在此畫面可查看此單據目前定義的簽核流程

3. 簽呈管理

3.1. 新增簽呈

進入到公文管理畫面

此為"費用簽呈申請"畫面

點選"簽呈", 新增簽呈

在新增的畫面需要輸入以下欄位 :

子類別 : 費用名稱

交易對象類別 : 應付/付款對象

付款方式 : 支付款項方式

項目別 : 應付/付款類別

主旨 : 填入簽呈主旨

輸入完後即可按下"儲存"

系統將產生一張簽呈, 進入編輯

3.2. 編輯簽呈

內容

編輯

在編輯區選擇支付對象, 因前面交易對象選擇”員工"因此需要輸入員工編號, 建議使用放大鏡選取, 才會自動帶入部門、會計部門(費用所屬部門)

選取完畢後按下儲存

輸入明細 :

品名 : 請款內容

"輸入含稅小計"，需填入稅額: 輸入後可按"計算未稅"系統將自動 計算數量、

單價及稅額，輸入完後按下儲存

輸入以下資訊:

發票號碼 : 實際發票號碼

發票日期:實際發票日期

費用名稱 : 會計歸屬費用

發票格式代號

輸入完畢按"儲存"

在下方中可附上檔案>儲存

若項目別為員工應付，簽呈項目可填入 "申請金額" : 輸入後系統將在轉應付/付款時自 動計算"調整金額"(應付/付款金額減調整金額即為實際支付金額)

*若項目別為供應商則不用填”申請金額”

轉應付/付款的畫面為簽呈>內容

點擊自動產生應付/付款單，產生的付/付款單>確定產生

會出現在相關單據，點擊單號AP23050011

在應付項目可看到調整金額-100

在簽呈中1000(含稅金額)-100(調整金額)=900(應付金額)

簽呈單據在進行中狀態時，財務人員可修改如備註, 發票號碼, 發票日期，費用名稱等欄位，可至內容畫面進行編輯，完成後儲存

完成後簽核至財務確認, 可使用自動簽核, 簽核完後，狀態為Active。

單據則不可在編輯畫面使用編輯或刪除

列印

可列印簽呈後送至主管簽核

簽核流程

在此畫面可查看此單據目前定義的簽核流程

單據變更記錄

在此畫面可查看此單據的變更記錄, 將記錄變更人員、變更時間和變更欄位

線上說明

在此畫面可查看線上說明文件或是幫助內容, 如需進行上傳文件作業需要進入簽核流程的設定頁面

3.3. 草案簽呈

顯示所有草案狀態的簽呈

3.4. 進行中簽呈

顯示所有進行中狀態的簽呈

3.5. 待轉應付/付款簽呈

 顯示可轉成應付/付款單的簽呈>選取打勾>點擊"自動產生應付/付款"

3.6. 已轉應付/付款簽呈

可查詢已轉成應付/付款之簽呈單據

4. 搜尋公文

此畫面可搜尋所有類別和狀態的公文，如簽呈、聯絡單/草案、進行中等

5. 簽呈流程設定

在此畫面可查看此單據目前定義的簽核流程

6. 使用說明

此畫面可查看系統提醒的說明文字

End.